【上司必睇】節省工時兼提高工作效率的7個招數

【上司必睇】節省工時兼提高工作效率的7個招數

今時今日的香港,工時長見怪不怪,每週40小時工作的高薪厚職簡直是絕無僅有。但你有沒有想過,工時和工作效率不一定成正比?作為公司管理層,又有沒有辦法增加員工的效率,同時縮短他們的工作時間呢?以下7招,會為你解答這個疑難。

圖/摘自Freepik

1.放心分配工作

作為最顯淺的一點,實踐起來卻絕不容易。對老闆而言,公司就像命根一樣,所以每件事都值得插手。質素至上當然無可厚非,也是業務成功的關鍵,但連雞毛蒜皮的事都要過問,便難免拖慢工作效率,浪費全公司上下的時間了。

較好的做法,是將責任分配給能幹的員工,並相信他們會辦好其份內事。這樣,員工便有機會發展才幹和領導能力,成為業務成功的主要動力。作為老闆,何不讓核心員工「話事」,發揮所長,以證明你的聘請決定是對的。

2.用人唯才

了解員工的才幹和處事風格是提升工作效率的大前題。舉例來說,一個外向,喜歡破格創新的人是向顧客推銷的理想人選,但充滿規條和細節的工作會令他們叫苦連天。

想員工「周身刀張張利」是不切實際的。相反,在委派工作之前,應先考慮員工的才幹和處事風格,再將合適的任務交給他們。

3.高效溝通

每個經理都知道溝通是高效團隊的關鍵之一。現代人只要掃一掃螢幕,便能與人溝通。但科技帶來的方便,是否代表我們的溝通效率更勝一籌呢?不一定。根據McKinsey一項研究,處理電郵可用上員工28%的時間。事實上,員工花在電郵上的時間,僅次於他們工作上的主要事務。

與其單靠電郵,不如試試一些專為團隊溝通而設的平台(Whatsapp也可)。你也可鼓勵員工間中回歸傳統,用即時對話解決問題。無論是開一個簡短的會議,或直接的電話聯絡,都可能省卻電郵往來所消耗的時間。

4.具體清晰的目標

你無法要求漫無目的的員工發揮效率。目標含糊或不切實際,會降低員工的工作效率。所以,盡可能澄清和收窄員工的工作目標,讓他們具體知道你的期望,並指出他們的貢獻會帶來什麼影響。

下次委派工作時,不妨留意一下你的目標是否符合“SMART”,就是具體(Specific)、可量度(Measurable)、可達成(Attainable)、貼地(Realistic)和適當時機(Timely)。若缺少任何一方面,便試試調整一下。良好的目標,有助員工專心工作,發揮所長。

5.奬勵員工

最能提高工作效率的方法之一,當然是給員工努力工作的理由。老闆若懂得按下屬的表現給予適當的奬勵和肯定,對方自然更賣力工作。

奬勵員工的方法很多,所以在行動前,先要了解個別員工的需要或喜好。舉例來說,有些員工喜歡公開的肯定和讚賞,有些對私底下的一句「多謝」較為受落。除了口頭上的讚賞,你也可考慮一些實際的奬勵:

有薪假期:與其發放奬金或加人工,你也可「送」有薪假期給員工,作為奬勵。

出外用膳:請員工出外午餐、提早放工一起晚餐或到酒吧happy hour。

親筆致謝:這種罕見的表達方式其實相當窩心。即使只是一張小咭片,背後花的時間和心意都足以感動員工。

6.員工培訓

表面上,減少或取消員工培訓是節省營運開支和時間的好方法,但長遠來說可能有反效果。一方面,員工要邊學邊做,會產生許多不必要的壓力;另一方面,缺乏培訓換來的是更多的疑問和犯錯的機會,最後浪費的是全公司的時間。

然而,除了基本培訓,老闆還應鼓勵員工持續學習,擴闊技能,做到與時並進,最後得益的還是公司。老闆可考慮各種培訓的方式,包括個別指導、工作坊、研討會和外間課程,藉此增進員工的工作效率和生產力。

7.鼓勵在家工作

在家工作似乎是低效率的做法。畢竟,沒有人監督,又如何保證員工會勤奮工作?但現實可能正正相反。有研究顯示,在家工作者的生產力,比辦公室的員工高出13%。讓員工透過網絡、電郵和電話在家工作,更有助節省來回公司的交通時間。

最明顯的例子莫過於近期香港的處境。最近不少示威活動和警民衝突,令交通擠塞甚至癱瘓,員工即使仍舊堅持上班,也浪費了大量時間在交通上。這種情況下,何不善用科技的力量,讓員工安心地在家工作,繼續保持公司的競爭力?

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